Contoh SOP Toko Retail
Grocery store aisle.

SOP perusahaan pengelolaan bisnis Ritel (Indomaret, Alfamart, Familymart, dll) untuk melakukan komunikasi dengan calon pelanggan, berikut langkah-langkahnya diantaranya:

1. Sapa

  • Berikan sapaan melalui kontak mata yang bersahabat.
  • Berikan sapaan melalui gerakan tubuh dengan sikap hormat dan tangan terkatup di dada
  • Berikan senyuman yang tulus (Standar tersenyum: Tersenyum ramah dan tulus dengan tatapan mata yang lembut dan tidak melotot)
  • Berikan ucapan kalimat “Selamat pagi/ Selamat siang/ Selamat malam“.

Standar berpakaian harus diperhatikan, masing-masing perusahaan berbeda.

Perhatikan standar berpakaian di:

  • Indomaret,
  • Alfamart,
  • Familymart,
  • Superindo,
  • Carrefour,
  • Honda,
  • Kereta Api Indonesia,
  • Transjakarta,
  • MRT (Moda Raya Terpadu),
  • PLN (Perusahaan Listrik Negara).

2. Kebutuhan

  • Menebak kebutuhan calon pelanggan berdasarkan profil pelanggan.
  • Mengajukan pertanyaan dan diarahkan pada produk yang dijual.

Sebaiknya tidak mengatakan“Cari apa Bapak/Ibu/Saudara”,

Tetapi, ”Ada yang bisa saya bantu Bapak/Ibu/Saudara” atau bisa menggali kebutuhan calon pelanggan seperti pada Standar Layanan Honda pada detik 1:12/6:37.

Atau bisa membantu calon pelanggan ketika terlihat kebingungan seperti pada Video Standar Salam & Pelayanan di Alfamart pada detik 0:32/2:45.

3. Demo

  • Memperlihatkan produk yang baik
  • Memperagakan produk dengan menarik
  • Mempersilahkan calon pelanggan memegang produk
  • Memperlihatkan kelebihan dan fungsi produk
  • Gerakan tangan ikut berbicara sepenuhnya

Bisa presentasi produk seperti pada Standar Layanan Honda detik 1:46/6:37

4. Tutup

  • Penjual harus mengetahui seberapa besar tingkat kemantapan calon pelanggan untuk membeli produk karena itu penjual harus mampu memotivasi calon pelanggan tsb kearah transaksi.

  • Mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada calon pelanggan yang dapat mempercepat pengambilan keputusan pembelian.

Bisa menutup penjualan seperti pada Standar Layanan Honda detik 3:46/6:37.

5. Tanya

Konfirmasi dilakukan kembali untuk mempertegas jadi atau tidaknya calon pelanggan melakukan pembelian.

Bisa dengan Konfirmasi kembali data yang sudah dicatat sehingga pada saat pengiriman barang alamat benar, seperti pada Standar Layanan Honda detik 5:14/6:37.

  1. Alfamart
  2. Honda
  3. Kereta Indonesia
  4. PLN (persero)

Contoh SOP Minimarket: Toko Retail Modern

1. Profil Perusahaan Minimarket

Profil Perusahaan + Logo

Visi dan Misi

a.) Visi

Menjadi jaringan toko retail terbesar, unggul dalam pelayanan, profesional dalam pengelolaan dan memenuhi kebutuhan serta harapan konsumen.

b.) Misi
  • Memberikan kepuasan kepada konsumen dengan berfokus pada pelayanan yang berkualitas unggul
  • Menciptakan SDM ritel yang tangguh dan profesional.
  • Menyediakan tempat belanja yang nyaman, lokasi yang strategis dan tersebar.
  • Menyediakan produk berkualitas dengan harga yang lebih murah.
  • Menjadi mitra usaha yang tangguh bagi UKM dan supplier.

2. Struktur Organisasi Minimarket

Struktur Organisasi Minimarket
Struktur Organisasi Minimarket
  1. Pemegang Saham,
  2. Direktur,
  3. Manager,
  4. Staff Administrasi dan Sekretaris,
  5. Supervisor,
  6. Marketing Retail dan Project,
  7. Staff
Bagan Struktur Organisasi diatas menggambarkan: csusunan, isi dan luas cakupan organisasi suatu perusahaan,serta menjelaskan posisi daripada fungsi beserta tugas maupun kewajiban setiap fungsi, hubungan kerja dan tanggung jawab yang jelas.

Bagan ini menggambarkan lima aspek utama struktur organisasi, yaitu :

  1. Pembagian kerja
  2. Rantai perintah
  3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
  4. Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan
  5. Tingkatan manajemen

Adapun tugas dan tanggung jawab dari elemen organisasi pada struktur orgnisasi tersebut dapat dikemukakan sebagai berikut:

1. Pemegang Saham (Owner)

       Pemegang saham atau owner adalah pemilik modal yang membiayai semua modal yang harus di keluarkan untuk kebutuhan perusahaan tersebut serta berhak mengetahui setiap kegiatan yang dilakukan oleh  perusahaan.

2. Direktur

Dibawah ini merupakan tugas-tugas dari seorang direktur:

  • Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan
  • Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer)
  • Menyetujui anggaran tahunan perusahaan
  • Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan

3. Manajer Umum

Manager yang memiliki tanggung jawab seluruh bagian / fungsional pada suatu perusahaan atau organisasi.

Manager memimpin beberapa unit bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai Beberapa atau seluruh manager fungsional.

4. Sekretaris

Dibawah ini merupakan tugas tugas dari seorang serkertaris:

  • Sumber dan filter informasi bagi pimpinannya, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tangguung jawab.
  • Sebagai tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan mulai dari administrative sampai human relations.
  • Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinannya.
  • Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
  • Secret keeper/pemegang rahasia pimpinannya berkaitan dengan tugas-tugas perusahaan.
  • Mediator antara pimpinan dengan bawahannya.

5. Staff Administrasi

Tugas utama bagi seorang staff administrasi adalah melaksanakan kegiatan pelayanan kantor, penyedia fasilitas dan layanan administrasi perkantoran, sesuai yang berlaku untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan.

6. Supervisor

      Tugas dari supervisor sendiri berada di level tengah yaitu, diantara para atasan pembuat kebijakan dan diantara para staff pelaksana rutinitas dilapangan.

7. Retail Market / Project

       Tugas dari retail market/project dalam suatu perusahaan adalah:

  • Menjual hasil produksi perusahaan dengan menggunakan berbagai macam strategi.

Agar barang yang dihasilkan perusahaan dapat bersaing dengan barang lain dan dapat diterima oleh konsumen.

Sehingga nantinya barang tersebut laku terjual dan dapat mendatangkan keuntungan bagi perusahaan.

8. Staff / Karyawan

   Tugas dari staff atau karyawan dalam sebuah perusahaan adalah melakukan pekerjaan yang ditugaskan oleh supervisor yang dapat menguntungkan perusahaan.

3. Job Description

  • Nama: David Malik (bebas)
  • Jabatan: Kasir (bebas)
  • Atasan Langsung: Kelapa Toko (Incha Bulenda)
  • Bawahan Langsung: …….

a.) Tanggung Jawab

Melakukan transaksi penjualan dengan customer dengan membuat invoice dan bertanggung jawab mengelola kas kecil

b.) Tugas yang harus dilakukan

  1. Melayani dan menyapa customer dengan baik.
  2. Menyebutkan jumlah uang yang harus dibayarkan oleh customer saat transaksi.
  3. Menerima dan mengecek uang transaksi penjualan dengan customer yang telah melakukan pembelian barang baik itu dengan tunia, kartu debet ataupun kartu kredit.
  4. Membuat invoice setiap transaksi sesuai dengan produk barang dan jasa yang telah dibeli oleh customer berdasarkan dengan SOP yang berlaku.
  5. Menyerahkan invoice dan uang kembalian kepada customer.
  6. Menyerahkan barang pembelian kepada customer dengan kemasan yang tepat dan baik.
  7. Menyetorkan uang hasil penjualan secara berkala kepada Kepala Toko.
  8. Melaporkan penggunaan uang kas kecil (Petty Cash) beserta bukti-bukti yang sah kepada Kepala Toko dan menjaga agar kas kecil selalu siap tersedia dan tidak sampai habis sama sekali.
  9. Memakai dan menjaga barang inventaris dengan baik.

4. SOP Berdasarkan Jabatan

Prosedur: Kasir Toko

  • Layani dengan senyum, cepat dan akurat.
  • Scan barcode barang (jika tidak ada barcode-nya, maka langsung ketik kode barang secara manual)
  • Jika barcode tidak terbaca, ketik manual kode yang ada.
  • Tanyakan apakah ada tambahan belanja lagi.
  • Bungkus barang dengan kantong plastik yang sesuai (Tidak kekecilan atau kebesaran).
  • Sebutkan dihadapan customer jumlah nominal yang harus dibayar.
  • Tunjukkan dan sebutkan jumlah nominal uang yang diberikan oleh customer.
  • Pastikan berikan uang kembalian dengan tepat dan benar.
  • Untuk pembayaran via Debit Bank, masukan no kartu dengan benar dan pastikan jumlah nominal benar. Dan jangan lupa, jika dibutuhkan minta tanda tangan di bukti debit bank pada customer.
  • Kembalikan kartu debit customer dengan baik dan sopan.
  • Memberikan kepada customer struk / resi / nota penjualan.
  • Ucapkan “Terima kasih telah berkunjung di toko kami”.
  • Menghituung uang dan mencocokkan dengan data penjualan pada mesin komputer
  • Menyetor uang penjualan kepada Kepala Toko.
  • Membuat laporan kepada Kepala Toko.

Petugas / Penanggung jawab:

  • Kasir
  • ……

Kami sebagai Konsultan SOP, kami siap membantu Anda kapansaja. Untuk informasi lebih lanjut, bisa cek disini.

Sumber:

Published by Alim Mahdi

Konsultan SOP & System Bisnis | Penulis Buku Serial SOP Perusahaan

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Message Us on WhatsApp