Langkah pertama untuk memahami bentuk dan format Standar Operasional Prosedur adalah dengan memahami istilah-istilah yang terkandung dalam SOP, yaitu:

  • Standar
  • Operasional
  • Prosedur
4 Jenis Format SOP yang Perlu Anda (Pebisnis) Ketahui!!
4 Jenis Format SOP Perusahaan yang Perlu Anda (Pebisnis) Ketahui!!

Standar, adalah kesepakatan tertulis berisi aturan, kebijakan, spesifikasi teknis digunakan secara konsisten untuk menjamin proses produksi barang dan jasa sesuai dengan tujuan yang diinginkan.

Operasional, adalah aplikasi dari sebuah proses.

Sedangkan proses merupakan kegiatan yang merubah masukan menjadi keluaran, termasuk sebuah keluaran yang digunakan untuk proses berikutnya.

Perusahaan yang memiliki banyak kegiatan dapat menggunakan proses sebagai fasilitasnya.

Prosedur, adalah cara khusus yang digunakan untuk menjalankan suatu tugas.

SOP mempunyai 4 jenis format ternyata:

1. Simple Step (Langkah Sederhana)

4 Jenis Format SOP yang Perlu Anda (Pebisnis) Ketahui!!
Simple Step Format SOP

Simple step ini dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat kegiatan fisik dan memerlukan hanya sedikit kepuasaan yang sederhana.

Format ini dapat digunakan jika hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur SOP dan biasanya merupakan prosedur rutinitas.

Dalam langkah sederhan ini kegiatan yang akan dilaksankan cenderung sederhana dengan proses yang kurang dari 10 langkah.

Sekarang, Anda paham untuk format yang pertama ini?

2. Hierarchical Step (Tahapan berurutan)

4 Jenis Format SOP yang Perlu Anda (Pebisnis) Ketahui!!
Hierarchical Step Format SOP

Format SOP yang ke-2 ini dapat digunakan jika prosedur yang disusun panjang dari 10 langkah dan membutuhkan informasi yang lebih rinci.

Namun, tetap membutuhkan sedikit pengambilan keputusan.

Dalam langkah ini, telah diidentifikasi dan dijabarkan kedalam sub langkah yang lebih rinci lagi.

3. Graphic (Grafik)

4 Jenis Format SOP yang Perlu Anda (Pebisnis) Ketahui!!
Graphic Step Format SOP

Format ke-3, format yang satu ini dapat digunakan jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik.

Dalam format ini, proses agak cukup panjang jika dijabarkan dalam sub proses yang lebih penting hanya berisi beberapa langkah saja.

Ini juga bisa untuk menggambarkan prosedur suatu foto atau diagram. Dalam format ini, tujuannya agar memudahkan dalam memahami prosedur yang ada dan biasanya ditunjukkan untuk pelaksanaan eksternal.

4. Flowcharts (Diagram)

Buat Flow Chart dan Narasi sesuai alur proses
Buat Flow Chart dan Narasi sesuai alur proses
Flowcharts merupakan format yang sering biasa digunakan jika dalam SOP diperlukan pengecualian keputusan yang banyak.
Dan membutuhkan jawaban seperti:
  • Ya,
  • Tidak benar/salah dst.
Yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan mekanisme
yang mudah diikuti oleh para pegawai.

Penggunaan Format SOP

Penggunaan format ini melibatkan beberapa simbol. Simbolnya memiliki fungsi yang khas berbeda dari yang lainnya.
Pada dasarnya simbol flowcharts ada 30, namun yang dikembangkan menjadi 30 adalah simbol yang 4 dibawah ini:
  1. Simbol Lapsul (Terminator) digunakan untuk mendiskripsikan mulai dan berakhir.
  2. Simbol Kotak (Process) untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi.
  3. Simbol Belah Ketupat (Decision) untuk mendeskripsikan ke4atan pengambilan keputusan.
  4. Simbol arah panah (Arrow) untuk mendeskripsikan alur proses kegiatan.

Itulah 4 langkah yang dikembangkan menjadi 30.

Sedangkan ada juga pendapat lain yang menyatakan ada 5 langkah yang dikembangkan menjadi 30 yaitu:

  • 5. Simbol Segi Lima (Off Page Connector) untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.

Kami sebagai Konsultan SOP, kami siap membantu Anda kapansaja. Untuk informasi lebih lanjut, bisa cek disini.

Published by Alim Mahdi

Konsultan SOP & System Bisnis | Penulis Buku Serial SOP Perusahaan

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Message Us on WhatsApp