Contoh SOP Khusus Sistem Pembelian Barang

Contoh SOP Khusus Sistem Pembelian Barang
Contoh SOP Purchasing Terlengkap

 

Lampiran 1: Standard Operating Procedure (SOP) Sistem Pembelian Barang

Hotel “X”
Jl. XXX, Surabaya

Standard Operating Procedure

Prosedur Pembelian Barang

Tujuan

SOP sistem pembelian barang memiliki tujuan untuk memberikan pedoman mengenai prosedur pembelian barang bagi purchasing dan departemen agar dapat menjalankan tugas menurut standar yang ada.

Serta dapat membantu meningkatkan kelancaran kegiatan operasional hotel.

Definisi

Pembelian merupakan proses untuk memperoleh barang dan atau jasa dari pihak supplier guna untuk menunjang operasional hotel. Pihak-pihak yang berkaitan dengan prosedur ini adalah:

  1. Departemen: merupakan pihak yang jika membutuhkan suatu barang wajib mengisi purchase requisition sesuai dengan ketentuan hotel serta membuat purchase order manual khusus bagi departemen dapur hotel atas pemesananan barang tertentu yang dilakukan kepada pihak supplier.
  2. Purchasing: merupakan pihak yang bertugas untuk mencari, menghubungi, dan melakukan penawaran dengan pihak pemasok.

Penjelasan Prosedur

a.) Departemen / store yang berkepentingan mengisi PR(Purchase Requisition) sebanyak 2 rangkap dan harus ditandatangani oleh departemen / store tersebut:
  • Purchasing Manager,
  • HOD (Head of Department),
  • FC, dan GM
Setelah itu PR diberikan kepada bagian Departemen purchasing dan kepada departemen/store. 
b.) Bagian departemen purchasing akan mencarikan barang yang dimintaoleh store sesuai dengan PR dari beberapa vendor / supplier serta melakukan penawaran harga.
c.) Setelah itu purchasing departemen akan melanjutkan dengan pembuatan PO (Purchase Order) sesuai dengan PR yang ada sebanyak 5 rangkapdan harus ditandatangan oleh:
  • GM,
  • FC,
  • HOD,
  • Purchasing Manager
Purchase Order berisi:
  • Jenis barang,
  • Jumlah barang,
  • Harga,
  • dan Tanggal pengiriman.
Yang telah disetujui oleh bagian purchasing dan supplier.
5 (lima) rangkap Purchase Order digunakan untuk:
  • Rangkap 1 (warna putih): diarsip oleh bagian purchasing berdasarkan alphabet sampai diberikan kepada supplier saat proses penukaran tanda terima.
  • Rangkap2 (warna hijau): diberikan kepada bagian AP (Account Payable).
  • Rangkap 3 (warna merah): diberikan kepada departemen / store.
  • Rangkap 4 (warna kuning): diarsip dan disimpan oleh bagian purchasing berdasarkan alphabet.
  • Rangkap 5 (warna biru ): diberikan kepada bagian receiving.

Prosedur Khusus untuk Pemesanan

Yang Harus Dilakukan Oleh Departemen Dapur

a.) Pihak departemen dapur wajib mengisi Purchase Requesition manual sesuai dengan pemesanan yang dilakukan kepada pihak supplier sebanyak 2 (dua) rangkap dan diotorisasi oleh HOD tersebut.
  • Rangkap 1: Disimpan oleh bagian departemen sebagai bukti bahwa pihak departemen telah melakukan pemesanan pembelian kepada pihak supplier.
  • Rangkap 2: Diberikan kepada pihak purchasing sebagai bukti bahwa pihak departemen telah melakukan permintaan dan pemesanan barang terhadap supplier.
b.) Pihak purchasing mengecek kebenaran data kepada pihak supplier apakah pihak departemen dapur telah melakukan permintaan barang sesuai dengan:
  • Purchase Requesition Manual
  • Melakukan pembuatan purchase order yang tersistem sebanyak 5 rangkap.

5 Rangkap Purchase Order

Ini digunakan untuk:
  • Rangkap 1 (warna putih): Diarsip oleh bagian Purchasing berdasarkan lphabet sampai diberikan kepada supplier saat proses penukaran tanda terima.
  • Rangkap 2 (warna hijau): Diberikan kepada bagian AP (Account Payable).
  • Rangkap 3 (warna merah): Diberikan kepada departemen / store.
  • Rangkap 4 (warna kuning) diarsip dan disimpan oleh bagian purchasing berdasarkan alphabet.
  • Rangkap 5 (warna biru ) diberikan kepada bagian receiving.

Contoh SOP Khusus Sistem Penerimaan Barang

Contoh SOP Khusus Sistem Penerimaan Barang
Contoh SOP Khusus Sistem Penerimaan Barang
Lampiran 2: Standard Operating Procedure (SOP) Sistem Penerimaan Barang.

Hotel “X”
Jl. XXX, Surabaya

Standard Operating Procedure

Prosedur Penerimaan Barang

Tujuan

SOP sistem penerimaan barang memiliki tujuan untuk memberikan pedoman penerimaan barang yang baik bagi pihak receiving agar dapat menjalankan tugas menurut standar baku yang ada sehingga kegiatan operasional xxxx dapat berjalana dengan lancar serta pengendalian internal dapat ditingkatkan.

Definisi

Penerimaan barang merupakan proses menerima dan mencocokan barang dari pihak
supplier sesuai dengan permintaan barang yang dipesan oleh bagian purchasing.

Pihak-pihak yang berkaitan dengan prosedur ini adalah:

  • Receiving: merupakan orang yang bertugas menerima seluruh pemesanan barang yang telah dilakukan oleh pihak hotel “X”. Pihak receiving bertanggung jawab untuk menerima barang sesuai dengan kuantitas dan kualitas yang dipesan.
  • Departemen / store merupakan pihak yang membantu receiving saat penerimaan barang. Namun, disini pihak departemen hanya berfungsi untuk melakukan pengecekan kembali atas kondisi barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi permintaan pembelian.
  • Account payable: merupakan pihak yang bertanggung jawab menerima copy invoice, copy surat jalan, serta receiving record yang diberikan oleh bagian receiving.

Penjelasan Prosedur 

Penjelasan prosedur penerimaan barang adalah sebagai berikut:
a.) Penerimaan barang dilakukan oleh bagian receiving serta disaksikan oleh pihak security dan pihak departemen / store.
b.) Pihak receiving menghitung dan memeriksa jumlah barang yangditerima dengan surat jalan dari pihak supplier serta mencocokan sesuai dengan copy PO yang diberi oleh bagian purchasing.
Selain itu pihak departemen / store juga turut membantu memeriksa kualitas barang agar sesuai dengan permintaannya.
c.) Segala proses penerimaan barang harus diawasi oleh pihak security untuk mencegah terjadinya kecurangan antara:
  • Receiving,
  • Departemen / Store,
  • dan Supplier.
d.) Nota Barang/invoice harus ditanda tangani oleh pihak receiving dan security serta diberi stempel sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
e.) Copy invoice dan copy surat jalan yang diterima oleh pihak receiving dari supplier  kemudian digunakan untuk membuat RR (Receiving Record) melalui program software hotel VHP.

Receiving Record

Dibuat dalam 3 (tiga) rangkap dan digunakan untuk:
  • Rangkap 1 (warna putih): Disertai copy invoice dan copy surat jalan diberikan kepada bagian AP,
  • Rangkap 2 (warna merah): Diberikan kepada departemen/store dan diarsip berdasarkan abjad,
  • Lembar 3 (rangkap kuning): Diarsip oleh receiving berdasarkan tanggal.
f.) Receiving record  harus ditandatangani oleh pihak:
  1. Receiving,
  2. Cost Control,
  3. dan FC.

Contoh SOP Khusus Sistem Pembayaran Hutang

Contoh SOP Khusus Sistem Pembayaran Hutang
Contoh SOP Khusus Sistem Pembayaran Hutang
Lampiran 3: Standard Operating Procedure (SOP) Sistem Pembayaran Hutang.
Hotel “X”
Jl. XXX, Surabaya
Standard Operating Procedure

Prosedur Pembayaran Hutang

Tujuan

SOP sistem pembayaran hutang memiliki tujuan agar karyawan bekerja sesuai dengan pedoman pada prosedur yang baku.

Sehingga kegiatan operasional hotel dapat berjalan dengan lancar, hubungan dengan pihak supplier dapat terjalin dengan baik, dan pengendalian internal dapat ditingkatkan.

Definisi

Hutang merupakan kewajiban suatu perusahaan yang timbul dari transaksi pada waktu lalu dan harus dibayar pada waktu yang akan datang.

Pembayaran hutang merupakan kewajiban yang harus dilunasi oleh pihak hotel kepada pihak supplier sesuai dengan kesepakatan jangka waktu pembayaran.

Pihak-pihak yang berkaitan dengan prosedur ini adalah:

  • Supplier merupakan pihak yang mengirimkan tagihan pembayaran kepada pihak hotel atas transaksi pembelian yang terjadi.
  • Account Payble merupakan orang yang bertugas dan bertanggung jawab untuk mempersiapkan segala dokumen pembayaran kepada pihak supplier.
  • General Cashier merupakan orang yang bertugas menyetorkan pembayaran kepada pihak bank atas seluruh dokumen pembayaran yang telah disiapkan oleh pihak account payable.

Penjelasan Prosedur

Penjelasan prosedur pembayaran hutang adalah sebagai berikut:

a.) Proses tukar tanda terima antara pihak supplier dengan bagaian AP dilakukan setiap hari
selasa pukul 13.00-16.00.

Selain itu, pihak purchasing juga memberikan PO asli (warna putih) yang diarsip sementara untuk supplier.

b.) Bagian AP mengecek kelengkapan data invoice yang diberikan oleh pihak supplier. Data
invoice tersebut meliputi:

  • Invoice asli,
  • Surat jalan(bila ada),
  • Faktur pajak(bila ada),
  • Kwitansi(bila ada),
  • serta PO asli (warna putih) yang diterima dari pihak purchasing.

Selain itu, bagian AP juga turut memeriksa kelengkapan otorisasi yang ada pada invoice supplier meliputi:

  • Stempel,
  • Tanda tangan dari pihak receiving dan security

c.) Bagian AP kemudian membuat dan mengotorisasi bukti tanda terima untuk pihak
supplier sebanyak 3 rangkap.

Sebelum membuat bukti tanda terima, bagian AP  juga harus menghitung kembali invoice yang diberikan, mencocokan harga serta jumlah barang yang tertulis pada invoice dengan
PO asli.

Bukti tanda terima sebanyak 3 rangkap digunakan untuk:

  • Rangkap 1 (warna putih) diberikan kepada pihak supplier
  • Rangkap 2 dan 3 (warna merah dan kuning) disimpan oleh bagian AP serta dijadikan satu bersamaan dengan invoice yang telah diterima tersebut.

d.) Data yang terkumpul dari proses tukar tanda terima akan diinput ke dalam Excel serta akan ditentukan jatuh tempo pembayarannya.

Semua pembayaran akan dilakukan dengan cara transfer dan digolongkan menjadi 3 bagian yaitu pada tanggal 10, 20 dan 30.

Dokumen yang diinput ke dalam excel disebut dengan Summary Receipt Slip (RS).

e.) Untuk melunasi pembayaran maka pihak AP  harus mempersiapkan segala dokumen yang antara lain:

2 rangkap:

  • Copy tanda terima,
  • PO asli dan copy PO,
  • Invoice asli dan copy invoice,
  • Surat jalan asli dan copy (bila ada),
  • Faktur pajak (bila ada),
  • dan Receiving record

f.) Setiap dokumen dari masing–masing per supplier yang telah lengkap harus dibuatkan cover.

Cover berisi ringkasan invoice yang sudah terkumpul untuk dibayarkan. Dokumen yang telah lengkap dengan cover kemudian akan diperiksa oleh CA (Chief Accounting) dan ditanda tangani oleh bagian:

  • AP,
  • CA,
  • HOD,
  • FC,
  • dan GM

g.) Seluruh dokumen yang telah diperiksa dan siap untuk dibayarkan akan dicatat dalam
purchase summaries.

Pembayaran sendiri dibedakan menjadi dua bank yang dilakukan secara online dan setoran.

h.) Untuk pembayaran dengan setoran pihak AP wajib menuliskan slip setoran dan giro yang harus ditanda tangani oleh pihak FC dan GM dan diberi cap stempel hotel.

Sedangkan untuk via online juga memerlukan approve dari pihak FC dan GM  secara online.

i.) Slip setoran, giro, dan data summary pembayaran supplier diserahkan kepada general cashier untuk disetorkan kepada pihak bank.

Bukti setoran dari pihak bank wajib diberikan kepada bagian AP untuk dicocokan dengan summary pembayaran (nomor rekening, nama, dan nominal yang ditransfer).

j.) Seluruh transaksi yang telah dibayarkan harus diinput kedalam software hotel yaitu VHP (Visual Hotel Program).

Download

Berikut ini kami bagikan SOP yang biasa digunakan di perusahaan baik bidang umum atau manufaktur.

Dokumen terdiri dari uraian bagan SOP dan rincian pekerjaan:

Thanks to: Bei Yao

Published by Alim Mahdi

Konsultan SOP & System Bisnis | Penulis Buku Serial SOP Perusahaan

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Message Us on WhatsApp